Automatyzacja faktur KSeF – mniej pracy, więcej kontroli
Z praktyki implementacyjnej jedno rzuca się w oczy – największym wyzwaniem nie jest sam KSeF, tylko to, co funkcjonuje wokół niego. System pracuje zgodnie z założeniami. Chaos zaczyna się w organizacji pracy.
W wielu przedsiębiorstwach obieg faktur ma zbliżony schemat. Dokument przychodzi mailem, ktoś go zapisuje lokalnie, ktoś inny wprowadza dane ręcznie, a na końcu trzeba jeszcze zweryfikować, czy wszystko się pokrywa. Niby funkcjonuje, ale przy większej skali system przestaje być wydolny.
KSeF ten problem wyraźnie pokazuje. Nie daje już możliwości na częściowe rozwiązania i działanie ad hoc.
Dlatego wdrożenie nie powinno zaczynać się od systemu, tylko od uporządkowania procesu. U jednego z naszych klientów dopiero po audytowaniu wyszło, ile czasu było tracone na ręczne przepisywanie danych. Po przekształceniu procesu księgowanie, które wcześniej pochłaniało kilka dni, zaczęło być realizowane w tym samym dniu.
Największy efekt daje Automatyzacja faktur z ksef Dokument jest przekazywany do systemu, dane są odczytywane i kierowane do kolejnych etapów bez udziału człowieka. Nieskomplikowane. I właśnie ta automatyzacja przynosi największe korzyści.
Na początku pojawia się opór – to naturalne. Zmiana sposobu pracy zawsze wywołuje niepewność. Ale po krótkim czasie okazuje się, że nikt nie chce wracać do ręcznego przepisywania dokumentów i manualnej weryfikacji.
Największy błąd, jaki można zrobić, to potraktowanie KSeF wyłącznie jako formalności do odhaczenia. Wtedy wdraża się minimum i zostaje z tym bałagan na lata. Jeśli jednak potraktuje się ten moment na uporządkowanie procesów, efekty widać bardzo szybko – mniej błędów, więcej kontroli i realna oszczędność czasu.